Introducción

La importación masiva de datos es una funcionalidad esencial para optimizar tu tiempo y mantener tu base de datos actualizada sin necesidad de ingresar información registro por registro. En wolkvox CRM, puedes cargar cientos de contactos o datos empresariales en pocos minutos utilizando un archivo plano en formato CSV.

Nota importante: Si al intentar seguir estos pasos no visualizas el botón de acciones masivas, es probable que tu perfil de usuario no cuente con los permisos necesarios. Contacta al administrador de tu sistema para solicitar el acceso.

Configuración

Dirígete al módulo donde deseas cargar la información. 

1. En la parte superior derecha de la pantalla, ubica el botón de acciones masivas
2. Selecciona la opción “Importar y actualizar”.

El sistema te preguntará qué tipo de acción deseas realizar. Para añadir información nueva, selecciona la opción “Crear todos como nuevos”.

Tip: Si tienes dudas sobre cómo organizar tu CSV, en esta misma pantalla puedes hacer clic en el botón “Ejemplo” para descargar una plantilla guía con los encabezados correctos.

Se habilitará una zona de carga. Haz clic en el área con el icono de la nube que dice "Arrastra hasta aquí tu archivo o haz clic para cargar" y selecciona tu archivo CSV desde tu ordenador.

Una vez cargado el archivo, entrarás a la fase de Configuración. Aquí el sistema intentará emparejar automáticamente las columnas de tu CSV con los campos del módulo.

• Mapeo de campos: Verifica que la columna "Campos en CSV" corresponda correctamente con "Campos en CRM". Si alguna no coincide, puedes seleccionarla manualmente en la lista desplegable.
• Campos obligatorios: Asegúrate de que las columnas marcadas en rojo como “Obligatorio” tengan información asignada.
• Notificaciones: En el campo "Correo para recibir notificación", confirma o edita la dirección de email donde deseas recibir el reporte final del proceso.
• Haz clic en el botón azul “Validar”.

Si recibes un mensaje de error indicando que "La cantidad de columnas del archivo CSV no son los mismos que los campos del formulario CRM", significa que la estructura del archivo no coincide. Haz clic en el botón rojo “Restablecer” para cancelar la subida, corregir tu archivo y volver a intentarlo.

Posteriormente, haz clic en el botón verde con el check (✓) que se habilitará a la derecha para confirmar la importación.

El sistema te mostrará un mensaje indicando que la importación fue Exitosa y se realizará en segundo plano. Esto significa que puedes cerrar la ventana y seguir trabajando en otras áreas del CRM mientras se procesan los datos.

Una vez finalizado el proceso, recibirás un correo electrónico automático (al correo configurado en el paso 4) con el resumen de la operación. Este reporte te indicará:

• Total de registros procesados.
• Registros insertados exitosamente.
• Registros omitidos o errores (si los hubo).

Finalmente, regresa a la vista principal del módulo en wolkvox CRM y actualiza la página para ver reflejada la nueva cantidad de registros cargados.