Síntoma / Necesidad

Necesito crear nuevas cuentas de usuario para mi equipo, asignarles un perfil y rol, y gestionar su acceso al CRM, incluyendo la activación de licencias y el restablecimiento de contraseñas.

Contexto / Escenarios

La sección de "Usuarios" en wolkvox CRM es el centro para la administración de las cuentas que acceden a la plataforma. Desde aquí, los administradores pueden crear nuevos usuarios, asignarles perfiles (que definen los permisos) y roles (que aplican restricciones jerárquicas), y gestionar sus licencias. Es importante destacar que los usuarios no se pueden eliminar, pero sus cuentas pueden ser desactivadas. La integración con wolkvox Manager también es clave, ya que los agentes de contact center se sincronizan automáticamente con el CRM, simplificando la gestión de usuarios.

Respuesta (Solución / Recomendación)

Para crear y gestionar usuarios en wolkvox CRM, siga estos pasos:

Creación de un nuevo usuario

1. En el menú lateral izquierdo, vaya a "Configuración".
2. En el grupo “Usuarios”
3. Haga clic en la pestaña "Usuarios".
4. Haga clic en el botón "Añadir usuario".

Complete el formulario con la información del usuario. Los campos clave son:

1. Documento: Identificador único del usuario.
2. Nombre de usuario: Nombre completo del usuario.
3. Correo: Correo del usuario para notificaciones y restablecimiento de contraseña.
4. Usuario CRM: Este es el nombre de usuario que se utiliza para iniciar sesión. Es un campo obligatorio y debe seguir el formato nombre@mioperacion.
5. Teléfono, Ciudad y Dirección: Estos campos adicionan información específica al usuario.
6. Perfil, Rol y Nivel de usuario: Asigne el perfil, el rol y el nivel adecuados para el usuario. Estos definirán sus permisos y jerarquía en el CRM.
7. Active la casilla "Licencia activa" para que el usuario pueda usar la cuenta inmediatamente después de crearla. Por defecto, las licencias están desactivadas.
8. Haga clic en "Confirmar" para guardar el nuevo usuario.

Gestión de usuarios y credenciales

Una vez que el usuario ha sido creado, puede gestionarlo desde la tabla principal de usuarios. Tenga en cuenta que un usuario no se puede eliminar, solo se puede desactivar la licencia.

• Editar usuario: Haga clic en el botón amarillo con el ícono de lápiz para editar la información del usuario.
• Restablecer contraseña: Para crear la contraseña de un nuevo usuario o restablecer la de uno existente, haga clic en el botón azul con el ícono de flechas circulares. Esto enviará un correo electrónico al usuario con un enlace para establecer su nueva contraseña.

Integración con wolkvox Manager

Los usuarios creados en wolkvox Manager se registran automáticamente en wolkvox CRM con una estructura específica (agent_{{agent_id}}@NombreDeLaOperación de wolkvox Manager). Para que estos usuarios puedan acceder al CRM, es necesario activar manualmente su licencia en la vista de usuarios. Una vez activada, se recomienda editar el usuario para completar su información de contacto.