Introducción

Los roles en wolkvox CRM permiten organizar a los usuarios dentro de una estructura jerárquica y definir qué información puede visualizar cada uno según su nivel dentro de la operación. Esta funcionalidad es útil para ordenar equipos, controlar la visibilidad de registros y mejorar la asignación y seguimiento de casos dentro del CRM.

Con los roles puedes construir una jerarquía, por ejemplo desde cargos directivos hasta niveles operativos, y decidir si los usuarios del mismo nivel pueden consultar información entre sí mediante la opción Compartir información. Además, los roles superiores conservan visibilidad sobre los registros de los roles subordinados, mientras que las alertas y notificaciones operativas se dirigen únicamente al usuario responsable del caso.

Configuración

1. Para crear roles en wolkvox CRM, primero ingresa a la configuración desde el ícono de engranaje ubicado en la parte superior derecha. 
2. Luego entra en la pestaña Usuarios
3. Después en la subpestaña Roles.

En esta sección encontrarás la estructura de roles existente. Si deseas crear un nuevo rol, haz clic en la opción Agregar que aparece al lado del rol desde el cual quieres crear la nueva jerarquía. Esto significa que el nuevo rol quedará como subordinado del rol seleccionado y por eso el sistema te mostrará el campo Rol padre seleccionado.

1. Al abrirse la ventana “Agregar Rol”, debes completar los siguientes campos:
   • Nombre: corresponde al nombre del nuevo rol dentro de la estructura jerárquica.
   • Descripción: permite identificar el propósito o alcance de ese rol dentro de la organización.
   • Compartir información: si habilitas esta opción, los usuarios que tengan ese mismo rol o roles hermanos podrán visualizar registros entre sí. Si no se activa, esa visibilidad no estará disponible entre usuarios del mismo nivel.
2. Después de completar la información, haz clic en “Confirmar”.

El nuevo rol quedará agregado dentro del árbol jerárquico de roles. Para que la estructura quede aplicada correctamente, da clic en “Guardar” en la parte inferior derecha de la sección.

Una vez guardados, los roles se mostrarán en forma de jerarquía. Esto te permitirá entender con claridad la relación entre roles superiores y subordinados dentro de la operación. Esta organización sirve para controlar mejor el acceso a la información, mejorar la asignación de casos y mantener un flujo de trabajo más ordenado dentro del CRM.

Ten en cuenta las siguientes consideraciones al momento de usar esta funcionalidad:

• Los usuarios con roles superiores pueden visualizar los registros de los roles subordinados.
• La visualización entre usuarios del mismo nivel depende de si el rol tiene activa la opción “Compartir información”.
• Las notificaciones y alertas operativas de los casos se envían únicamente al usuario responsable asignado.
• Una estructura de roles bien definida ayuda a tener mayor control sobre la información consultada por cada usuario y mejora la colaboración entre equipos.