Síntoma / Necesidad

Necesitas una forma eficiente y centralizada para crear, editar y administrar las plantillas de mensajes de WhatsApp (Meta) que utilizas en tus comunicaciones con clientes, sin tener que salir de la plataforma de wolkvox Manager. Deseas controlar el ciclo de vida completo de estas plantillas para garantizar la coherencia y efectividad de tus campañas.

Contexto / Escenarios

La comunicación con los clientes a través de WhatsApp es una herramienta esencial en muchas operaciones. Para que esta comunicación sea efectiva y cumpla con las políticas de Meta, es fundamental gestionar adecuadamente las plantillas de mensajes. Anteriormente, esto podría requerir el uso de plataformas externas. wolkvox Manager ahora ofrece una interfaz integrada que simplifica drásticamente este proceso, permitiéndote diseñar y gestionar tus plantillas directamente desde el entorno familiar de wolkvox. Esta funcionalidad es ideal para equipos de marketing, servicio al cliente y ventas que buscan optimizar sus interacciones automatizadas o semi-automatizadas por WhatsApp.

Nota importante: Para poder utilizar plantillas multimedia (que incluyan imagen, video o documento en su encabezado), es indispensable tener activo el servicio de wolkvox Storage. wolkvox Storage es el servicio de almacenamiento en la nube propio de wolkvox. Si este servicio no está activo, no podrás hacer uso de plantillas con contenido multimedia.

Respuesta (Solución / Recomendación)

Wolkvox Manager cuenta con una interfaz integrada que centraliza y simplifica la administración de plantillas de WhatsApp de Meta. Esta herramienta intuitiva te brinda control total sobre tus plantillas de mensaje, permitiéndote gestionar su ciclo de vida completo sin salir del manager.

Acceso a la gestión de plantillas

1. Acceso a la Configuración: Haz clic en el botón de Configuración ubicado en el menú superior derecho del aplicativo wolkvox Manager.
2. Navegación a Omni Channel: En la ventana de Configuración, selecciona la pestaña Omni Channel.
3. Selección de WhatsApp: Dentro de Omni Channel, ingresa a la pestaña WhatsApp. Aquí se listarán todas las cuentas de WhatsApp vinculadas a tu operación.
4. Edición de la Cuenta: Haz clic en el ícono de edición de plantilla (representado por un botón cuadrado de color azul con un lápiz blanco) en la cuenta de WhatsApp específica donde deseas crear o gestionar la plantilla.

Configurar Plantillas

1. Una vez dentro de la edición de la cuenta de WhatsApp, haz clic en el ícono de tres puntos verticales (⋮) ubicado en la parte superior derecha de la ventana.
2. Selecciona la opción "Configurar plantillas".

Se abrirá una ventana modal llamada "Plantillas de mensajes" que contiene todas las plantillas creadas para el conector de WhatsApp vinculado seleccionado. Esta tabla de plantillas muestra las siguientes columnas:

• Nombre: El nombre de la plantilla.
• Estado: Indica el estado de la plantilla (valores posibles: "Aprobada", "Rechazada" o "FAILED").
• Vista previa: Muestra una vista previa del texto del mensaje de la plantilla.
• Idioma: Muestra el código del idioma seleccionado para cada plantilla.
• Categoría: Indica la categoría de la plantilla ("Marketing", "Utility" o "Authentication").
• Acciones: Contiene un ícono rojo de caneca de basura para eliminar la plantilla.

Puedes hacer clic en cualquier plantilla listada para editarla. En la parte inferior de la tabla, encontrarás dos botones:

1. "Crear plantilla": Para iniciar el proceso de creación de una nueva plantilla.
2. "Sincronizar plantillas": Permite recargar la lista de plantillas para sincronizar con el sistema de Meta y traer las plantillas actualizadas o las que hayan sido creadas desde allí.

Creación y edición de plantillas

Al hacer clic en "Crear plantilla" o al seleccionar una plantilla existente para editarla, se cargará la sección "Crear plantilla" con los siguientes campos y opciones:

1. Nombre plantilla: Escribe el nombre único para tu plantilla. No debe contener espacios ni caracteres especiales, pero se permiten guiones bajos.
2. Seleccionar idioma: Elige el idioma en el que estará la plantilla.
3. Categoría: Escoge la categoría que mejor describa el propósito de tu plantilla:
   1. “Marketing - Promociones y anuncios”
   2. “Utilidad - Información y servicios”
   3. “Autenticación - Verificación y seguridad”
4. Encabezado (Opcional): Define si la plantilla tendrá un archivo multimedia en el encabezado. Las opciones son: "Ninguno", "Imagen", "Video" y "Documento".
   1. Si seleccionas "Imagen", "Video" o "Documento", aparecerá un campo "Ejemplos del contenido del encabezado" y un botón "Elegir archivo". El archivo que subas aquí es solo un ejemplo para la revisión de Meta y no se enviará con el mensaje real al cliente.
   2. Nota: Para usar plantillas multimedia, el servicio de wolkvox Storage debe estar activo.
5. Cuerpo: Ingresa el texto principal de tu mensaje, con un límite de 1024 caracteres (los espacios cuentan).
   1. Puedes agregar variables haciendo clic en "Agregar variable". Estas variables se reemplazarán con información específica del cliente antes de enviar el mensaje.
   2. También puedes aplicar formato de texto como Negrita, Cursiva o ~~Tachado~~.
6. Pie de página (Opcional): Añade una línea breve de texto o una nota legal al final de tu plantilla de mensaje.
7. Botones (Opcional): Puedes añadir hasta un máximo de 3 botones. Existen diferentes tipos:
   1. "Respuesta rápida": Puedes agregar hasta 3 botones de este tipo.
      1. Cada botón tiene un campo para el texto (máximo 25 caracteres), un ícono de caneca para eliminar y flechas para ordenar.
   2. Botones de Acción ("Ir al sitio web" y "Llamar al número"):
      1. Puedes crear hasta 10 botones en total entre estos dos tipos.
      2. Si deseas combinar tipos, puedes tener hasta 3 botones de "Respuestas rápidas" y hasta 7 botones de "Acción".
      3. "Ir al sitio web": Requiere un "Texto del botón", "Tipo de URL" (Estática/Dinámica) y el campo "URL".
      4. "Llamar al número": Requiere un "Texto del botón", "Indicativo del país" y el "Número de teléfono" (sin indicativo).
      5. Cada botón de acción se encierra en un recuadro con sus campos específicos, botones de flecha para ordenar y un botón de caneca para eliminar.

A medida que creas o editas la plantilla, el panel de "Vista previa de WhatsApp" al lado derecho te mostrará cómo se verá el mensaje final. Al finalizar, haz clic en "Guardar" para aplicar los cambios o en "Cancelar" para descartarlos.