Síntoma / Necesidad

Necesito una herramienta que me permita consolidar, estructurar y analizar la información de los casos en wolkvox CRM para generar reportes detallados y tomar decisiones basadas en datos, así como mantener estos datos actualizados automáticamente en Power BI.

Contexto / Escenarios

wolkvox CRM ha implementado una nueva funcionalidad de Business Intelligence (BI) denominada CRM BI, inicialmente disponible para el módulo de Casos. Esta herramienta está diseñada para brindar una mayor visibilidad de la información, permitiendo a los usuarios acceder a datos organizados y estructurados para facilitar consultas y análisis detallados. La integración con Power BI permite una configuración sencilla para la extracción y actualización automática de datos.

Respuesta (Solución / Recomendación)

La configuración de CRM BI se realiza en wolkvox CRM y luego se integra con Power BI.

Configuración de CRM BI en wolkvox CRM

Al iniciar CRM BI por primera vez, tendrá dos opciones de configuración:

• Configuración rápida: Esta opción crea automáticamente una estructura básica sin necesidad de seleccionar campos manualmente.
• Configuración personalizada: Esta opción le permite seleccionar hasta 10 campos adicionales para incluir en los reportes.

Pasos para la configuración personalizada

1. En wolkvox CRM, diríjase a "Configuración" (icono de engranaje en el menú lateral izquierdo).
2. Acceda a la pestaña "Integraciones".
3. Dentro de "Integraciones", seleccione la pestaña "CRM BI".
4. Elija la opción "Configuración personalizada".
5. En el campo "Tipo", seleccione el tipo de casos que desea analizar (ej., Peticiones, Quejas, etc.).
6. En el campo "Seleccionar campos (máximo 10)", elija hasta 10 campos personalizados del módulo de Casos que desea incluir en sus reportes de BI.
7. Los campos seleccionados se listarán en la sección "Campos seleccionados".
8. Haga clic en "Crear configuración" para finalizar el proceso.

Acceso a la Información de Configuración (Token, Servidor, NIT Usuario)

Una vez que la configuración ha sido creada, se mostrará la vista "Información de Configuración". Aquí encontrará los datos necesarios para conectar Power BI:

• Token: Clave de autenticación para la conexión.
• Servidor: Dirección del servidor de datos.
• NIT Usuario: Corresponde al valor que se usará como "Cliente" en Power BI.
• Actualizado: Muestra la fecha y hora de la última actualización de los datos.

Cada uno de estos campos tiene un botón "Copiar" para facilitar la copia de sus valores.

Descarga y Configuración en Power BI

1. En wolkvox CRM, dentro de la sección CRM BI, haga clic en "Descargar plantilla" para obtener el archivo de Power BI en formato .pbix. Este botón mostrará un indicador con el número de descargas realizadas.
2. Abra el archivo .pbix descargado en Power BI. Inicialmente, cargará datos de prueba.
3. Para configurar la conexión con sus datos reales, vaya a la cinta "Inicio" en Power BI y haga clic en "Transformar datos".
4. En la ventana que se abre, deberá reemplazar los valores de los parámetros:
   1. Token: Pegue el valor copiado del campo "Token" en wolkvox CRM.
   2. Servidor: Pegue el valor copiado del campo "Servidor" en wolkvox CRM.
   3. Cliente: Pegue el valor copiado del campo "NIT Usuario" de wolkvox CRM.
5. Una vez reemplazados los valores, haga clic en "Cerrar y Aplicar".
6. Los datos comenzarán a cargarse automáticamente desde wolkvox CRM en su reporte de Power BI.

Actualización Automática de Datos

La información en Power BI se actualiza automáticamente cada 20 minutos.

El campo "Actualizado" en la "Información de Configuración" de CRM BI en wolkvox CRM reflejará la última fecha y hora en que los datos fueron actualizados desde el servidor.