Notificaciones dinámicas con adjuntos

La nueva funcionalidad de Notificaciones Dinámicas con Adjuntos en wolkvox CRM permite a los usuarios adjuntar y enviar archivos personalizados al gestionar un caso dentro del sistema. Esta funcionalidad facilita la selección y envío de múltiples archivos relevantes para cada caso, mejorando la comunicación y el seguimiento. Los usuarios pueden seleccionar y confirmar los archivos adjuntos antes de su envío, asegurando que solo se envíe la información necesaria y relevante.

Beneficios

• Personalización: Permite enviar información específica y relevante para cada caso, mejorando la comunicación y el seguimiento.
• Ahorro de Tiempo: Facilita la selección y envío de múltiples archivos en un solo paso, optimizando el flujo de trabajo.
• Seguridad: Garantiza que solo los archivos seleccionados por el usuario sean enviados, evitando errores o envíos innecesarios.
• Mejora en la Atención: Los destinatarios reciben exactamente la documentación necesaria, lo que agiliza la resolución de casos y mejora la satisfacción del cliente.

Para configurar y utilizar las Notificaciones Dinámicas con Adjuntos en wolkvox CRM, sigue estos pasos:

Acceso a la Configuración de Notificaciones

1. Inicia sesión en wolkvox CRM.
2. Haz clic en el ícono de "Configuración" en el menú lateral izquierdo.
3. Selecciona la pestaña "Personalizar".
4. Ve a la pestaña "Módulos y campos".
5. Selecciona el módulo de "Casos".

Configuración de Notificaciones

1. Una vez dentro de la configuración del módulo de Casos, busque y haga clic en el botón con ícono de Campana (Notificaciones) en la barra superior. En la pantalla de configuración de notificaciones, ajuste los siguientes parámetros:
2. Tipo: Seleccione el Tipo de caso para el cual desea configurar la notificación (por ejemplo, "Peticiones", "Quejas", etc.).
3. Eventos: Seleccione el tipo de Evento que disparará la notificación. Esta novedad de adjuntos aplica solo para los eventos: "Abierto", "Cerrado", "Cambia responsable" y "Agrega comentario".
4. Plantillas: Seleccione la plantilla de correo electrónico que se utilizará para esta notificación. Esta debe estar previamente creada.
5. Receptor: En la sección "Receptor", defina a quiénes se enviará la notificación:
   • Active el interruptor para "Responsable" si desea notificar al responsable del caso.
   • Active el interruptor para "Propietario" si desea notificar al propietario del caso.
   • Active el interruptor para "Contacto" si desea notificar al contacto asociado al caso.
   • Seleccione uno o varios "Grupos" de usuarios si desea que la notificación llegue a un grupo específico.
6. Enviar adjuntos: En la sección "Configuración del envío de archivos adjuntos en las notificaciones", active el botón tipo toggle "Enviar adjuntos". Esta acción habilita la funcionalidad de adjuntar archivos a la notificación.
7. Medios de notificación: En la sección "Medios de notificación", active el interruptor para "Correo" para asegurar que la notificación se envíe vía email (el envío de adjuntos está vinculado al correo). Puede activar "SMS" si aplica, aunque los adjuntos solo se enviarán por correo.

Una vez que haya configurado todos los parámetros de la notificación, haga clic en el botón "Editar" en la parte inferior para guardar y aplicar los cambios.

Envío de Notificaciones con Adjuntos

Cuando esté creando un nuevo registro de caso o editando un registro de caso existente en el módulo de Casos, según el "Evento" configurado (por ejemplo, al guardar un caso con estado "Abierto" o al agregar un comentario), al hacer clic en el botón "Guardar" en el registro del caso, aparecerá una ventana modal titulada "Seleccionar adjuntos".

En esta ventana modal, se listarán todos los archivos que ya estén adjuntos a ese registro de caso. Podrá:

• Seleccionar archivos individualmente: Marque el checkbox junto a cada archivo que desee incluir en la notificación.
• Seleccionar todos: Haga clic en la opción "Seleccionar todos" para incluir todos los archivos adjuntos al caso en la notificación.
• Enviar sin adjuntos: Si decide no enviar ningún archivo en esta notificación específica, puede hacer clic en "Enviar sin adjuntos".

Una vez seleccionados los archivos (o elegida la opción de enviar sin adjuntos), haga clic en el botón "Confirmar".

Después de confirmar, el sistema procesará la notificación. Verá un mensaje de confirmación en la parte inferior izquierda de la interfaz de wolkvox CRM: "Se han notificado a los contactos vía Email".

Resultado para el destinatario

Según la configuración de los receptores, los usuarios o contactos recibirán un correo electrónico con el contenido de la plantilla seleccionada y los archivos que usted haya elegido adjuntar desde el caso, lo que facilita el acceso a la información relevante de forma inmediata.

Nuevos botones de contacto en el módulo de Oportunidades

Se han implementado nuevos botones de contacto directo dentro del módulo de oportunidades en wolkvox CRM. Estos botones permiten a los usuarios realizar acciones rápidas y eficientes como el envío de plantillas de WhatsApp, el envío de SMS y la gestión de la lista DNC (Do Not Contact). Esta funcionalidad mejora la capacidad de respuesta comercial y agiliza los procesos de comunicación directamente desde la plataforma.

Beneficios

• Comunicación Rápida: Permite a los usuarios contactar a los clientes de manera inmediata a través de WhatsApp o SMS, mejorando la capacidad de respuesta.
• Gestión Eficiente de DNC: Facilita la inclusión o exclusión de números en la lista DNC, asegurando que las comunicaciones se realicen de manera adecuada y respetando las preferencias de contacto de los clientes.
• Agilidad en los Procesos: Optimiza los procesos de comunicación al permitir acciones directas desde el módulo de oportunidades, mejorando la eficiencia operativa.
• Personalización: Permite el envío de mensajes personalizados y plantillas predefinidas, mejorando la interacción con los clientes.

¿Cómo activar esta nueva funcionalidad?

Para activar y utilizar los botones de contacto en el módulo de oportunidades, sigue estos pasos:

Configuración de Permisos por Perfil:

• Accede a la configuración desde el menú lateral izquierdo.
• Selecciona la pestaña "Usuarios".
• Ve a la pestaña "Perfiles".
• Selecciona el perfil al que deseas editar sus permisos.
• Ve a la pestaña de permisos "Básico".
• Activa los checkbox "WhatsApp", "SMS" y/o "DNC" para el módulo de Oportunidades.
• Haz clic en "Editar" para guardar los cambios.

Uso de los Botones de Contacto:

• Ingresa a uno de los registros creados en el módulo de Oportunidades.
• Utiliza los siguientes botones según tus necesidades:
  • Enviar plantilla de WhatsApp: Selecciona una plantilla de mensaje de WhatsApp para enviar. Esta funcionalidad requiere la integración en wolkvox Manager y los respectivos conectores de WhatsApp creados, así como las plantillas. 
  • Enviar mensaje de texto: Envía un SMS directamente desde la plataforma. Esto requiere la integración en wolkvox Manager y que haya al menos un campo de tipo teléfono con el número de teléfono en el registro.
  • Configuración DNC: Incluye o excluye el número de teléfono del registro en la lista Do Not Call. Esto requiere que haya al menos un campo de tipo teléfono con el número de teléfono en el registro.

Reenvío de correos electrónicos desde la bandeja de salida

Se han implementado dos nuevas funcionalidades en la bandeja de salida de Wolkvox CRM para optimizar la gestión de correos electrónicos y mejorar el seguimiento de las comunicaciones. Estas funcionalidades incluyen un filtro para identificar correos no enviados y la capacidad de reenviar correos fallidos. Estas mejoras permiten una gestión más eficiente y un mejor seguimiento de las comunicaciones por correo electrónico.

Beneficios

• Eficiencia y Ahorro de Tiempo: Facilita la identificación rápida de correos fallidos, ahorrando tiempo en la gestión de comunicaciones.
• Mejora en la Comunicación y Seguimiento: Permite reenviar correos no enviados, asegurando que los destinatarios reciban la información necesaria y mejorando el seguimiento de las comunicaciones.

Explicación del proceso

Para utilizar estas nuevas funcionalidades en la bandeja de salida de Wolkvox CRM, sigue estos pasos:

Acceso a la Bandeja de Salida:

• Inicia sesión en wolkvox CRM.
• Selecciona el botón "Bandeja de salida" en el menú lateral izquierdo.

Uso del Filtro de Correos Fallidos:

• En la bandeja de salida, busca el campo "Seleccionar campos".
• Selecciona la opción "Correos fallidos" del menú desplegable.
• Haz clic en el botón "Buscar" para filtrar y mostrar solo los correos que no se enviaron correctamente.

Reenvío de Correos Fallidos:

• Una vez identificados los correos fallidos, selecciona el correo que deseas reenviar.
• Haz clic en el botón "Enviar nuevamente" para intentar enviar de nuevo la notificación de correo electrónico a los destinatarios originales.

Consideraciones

• Limitaciones del Reenvío: No es posible modificar el contenido del correo original al reenviarlo.
• Reenvío Individual: Solo se puede reenviar un correo a la vez.