Introducción

wolkvox CRM permite crear formularios web para capturar información desde un sitio externo y registrarla directamente en el módulo que definas dentro de tu CRM. Estos formularios se generan como un iframe, por lo que pueden integrarse en páginas web, portales o cualquier entorno donde necesites recolectar datos de forma estructurada.

Desde la configuración del formulario puedes definir tanto los datos funcionales como la apariencia visual, además de previsualizar en tiempo real cómo quedará el resultado antes de guardarlo. También puedes administrar formularios ya creados, visualizarlos, editarlos, eliminarlos y copiar su código iframe para integrarlos donde lo necesites.

Configuración

Ingresa a la configuración de wolkvox CRM

1. Para comenzar, entra a wolkvox CRM y dirígete al ícono de configuración ubicado en la parte superior derecha de la interfaz.
2. Ingresa a la pestaña “Personalizar”.
3. Luego abre la pestaña “Formularios web”.
4. Haz clic en el botón “Crear formulario”.
   • Esto abrirá la vista de creación del formulario web.

Configura la sección “Datos del formulario”

En esta sección defines la estructura base del formulario y el destino de la información que será enviada.

Debes completar los siguientes campos:

• Nombre: Es el nombre interno que te permitirá identificar el formulario dentro de wolkvox CRM.
• Seleccionar módulo: Aquí eliges el módulo de wolkvox CRM donde se guardará cada registro enviado desde el formulario. Este módulo debe existir previamente en tu CRM.
• Campos: Permite seleccionar los campos que estarán visibles en el formulario web. Aquí debes incluir, especialmente, los campos obligatorios para la creación del registro en el módulo seleccionado. Estos campos dependen de la configuración de campos del módulo dentro de wolkvox CRM.
• Descripción: Sirve para documentar la finalidad del formulario dentro del sistema, por ejemplo, si será usado para captación de leads, actualización de datos o creación de casos.

Ten en cuenta la diferencia cuando el módulo seleccionado es Casos

Si seleccionas el módulo Casos, además de los campos generales, debes definir algunos valores obligatorios desde la misma configuración del formulario.

En este caso, el sistema te solicitará:

• Tipo de caso
• Responsable
• Estado
• Prioridad

Estos valores se configuran como predeterminados para cada registro creado desde el formulario web. Esto es importante porque, aunque son obligatorios para crear el caso, no se agregan como campos editables para la persona que llena el formulario. Es decir, el usuario externo no los define: quedan establecidos desde la configuración administrativa.

Además, en esta configuración también puedes asignar alias o etiquetas a algunos campos predeterminados del módulo, como por ejemplo contacto, descripción o adjuntos, según aplique en tu estructura.

Configura la sección Personalizar formulario

Después de definir los datos base, abre la sección Personalizar formulario. Aquí podrás ajustar el diseño visual del formulario.

Los campos disponibles son:

• Ancho del formulario: Define el ancho del espacio que ocupará el formulario web.
• Color de fondo del formulario: Permite asignar el color de fondo general del formulario.
• Color de texto del formulario: Define el color principal de los textos.
• Tipografía: Permite seleccionar la fuente del formulario.
• Tamaño tipografía: Define el tamaño de la letra.
• Imagen logo: Con el botón + Agregar logo puedes ingresar la URL pública de una imagen para usarla como logo del formulario.
• Posición logo: Permite ubicar el logo a la izquierda, al centro o a la derecha.
• Título: Es el título visible del formulario para el usuario final.
• Posición descripción: Permite alinear el título o la descripción a la izquierda, centro o derecha, según la configuración disponible.
• Texto: Es la descripción introductoria que aparecerá debajo del título y sirve para orientar a la persona que diligencia el formulario.
• Color del botón: Define el color del botón principal.
• Color de texto del botón: Permite cambiar el color del texto del botón.
• Estilo esquinas del botón: Puedes escoger si el botón tendrá esquinas rectas, ligeramente redondeadas o completamente redondeadas.
• Texto del botón: Es el texto que verá el usuario en el botón de envío.

Revisa la vista previa del formulario y guarda el formulario

1. En la parte derecha de la pantalla encontrarás una vista previa en tiempo real. Allí podrás validar cómo se verá el formulario a medida que configuras campos, textos, colores y estructura visual. Esto te permite ajustar el diseño antes de publicarlo.
2. Cuando termines la configuración de la parte funcional y visual, haz clic en Guardar. Con esto, el formulario quedará registrado en la tabla de Formularios web dentro de wolkvox CRM.

Gestiona formularios ya creados

Una vez creado, el formulario aparecerá en la tabla de formularios web configurados. Desde la columna Acciones podrás administrar cada uno con las siguientes opciones:

• Ver versión completa: Abre el formulario en una nueva pestaña para ver cómo se muestra de forma completa.
• Editar: Permite modificar la configuración del formulario ya creado.
• Eliminar: Borra el formulario de la lista.

Copia el iframe del formulario para integrarlo

Cada formulario creado genera un token en la tabla de formularios web. Para copiar el iframe:

1. Ubica el formulario deseado en la tabla. Haz clic izquierdo sobre el token.
2. El sistema copiará automáticamente al portapapeles de tu sistema operativo el código iframe correspondiente.
3. Luego podrás pegar ese iframe en tu sitio web, landing page, portal o en el espacio donde desees integrarlo.

Qué sucede cuando una persona envía el formulario

Cuando un usuario completa los campos y envía el formulario web:

• La información se registra automáticamente en el módulo seleccionado.
• El registro se crea con base en la configuración realizada.
• Si el formulario fue creado para Casos, se aplicarán automáticamente los valores predeterminados definidos para tipo, responsable, estado y prioridad.
• De esta forma, el formulario no solo funciona como un elemento visual embebible, sino también como un mecanismo directo de captura e ingreso de información a wolkvox CRM.