Síntoma / Necesidad

Necesitas comunicarte de forma proactiva y masiva con una lista de clientes a través de WhatsApp para enviar notificaciones, recordatorios, promociones o cualquier otro mensaje estandarizado, utilizando una plantilla previamente aprobada.

Contexto / Escenarios

La funcionalidad de Campañas en wolkvox Manager, tradicionalmente usada para marcación predictiva de llamadas, también es la herramienta para ejecutar envíos masivos de mensajes de WhatsApp (conocidos como HSM). Esto es ideal para escenarios como:

• Marketing: Enviar un cupón de descuento a una base de datos de clientes.
• Cobranza: Enviar recordatorios de pago de facturas a punto de vencer.
• Notificaciones: Informar a los usuarios sobre una próxima actualización o mantenimiento del servicio.
• Logística: Confirmar masivamente las fechas de entrega de productos.

Para lograrlo, se configura una campaña para que, en lugar de realizar llamadas, envíe un mensaje utilizando una plantilla de WhatsApp a cada registro de la base de datos cargada.

Respuesta (Solución / Recomendación)

A continuación, se detalla el proceso paso a paso para configurar y ejecutar un envío masivo de mensajes de WhatsApp desde wolkvox Manager.

Paso 1: Preparación de la Campaña

• Ingresa a Campañas: En el menú lateral izquierdo de wolkvox Manager, haz clic en la sección Campañas.
• Configura el Skill ID (Paso Crucial): Antes de continuar, es vital asegurar que la campaña utilizará un agente virtual. Haz clic derecho sobre la campaña deseada y selecciona Editar campaña. En el campo "Skill ID", elige la opción VAGENT (Virtual Agent). Esto le indica al sistema que la campaña será gestionada de forma automática y no por agentes humanos. Guarda los cambios.
• Accede a la Configuración Predictiva: Vuelve a hacer clic derecho sobre la misma campaña y selecciona la opción Admin Predictive.

Paso 2: Configuración de la Estrategia de Envío

Abre la Estrategia: Dentro de la ventana de configuración predictiva, en la parte superior, haz clic en el campo Teléfono y selecciona la opción Strategy.

Selecciona el Número a Usar: Se abrirá la ventana de estrategias con opciones de "Tel 1" a "Tel 10". Selecciona “Tel 1”, ya que este es el campo principal y obligatorio donde el sistema buscará el número de teléfono en tu archivo de carga (.csv).

Configura el Canal y la Plantilla: Se abrirá la ventana de edición de la estrategia de “Tel 1”:

• Da clic en el botón “Añadir intento”. Esto abre el formulario para adicionar el intento de contacto.
• En el campo "Canal", cambia la opción por defecto “tel” a “whatsapp”.
• En el campo "Plantilla", selecciona la plantilla de mensaje de WhatsApp que deseas enviar. Esta debe haber sido creada y sincronizada previamente.
  • Para que tus mensajes sean personalizados (ej. "Hola, Juan"), debes alinear las variables de tu plantilla de WhatsApp ({{1}}, {{2}}, etc.) con las columnas de tu base de datos (.csv).
    • Estructura del Archivo CSV: Asegúrate de que los nombres de las columnas en tu archivo .csv coincidan exactamente con el listado de variables permitidas por wolkvox. Los campos opt1 hasta opt12 son de uso libre para guardar cualquier dato adicional que necesites (montos, fechas, códigos, etc.).
    • Mapeo en wolkvox Manager: Las variables de la plantilla deben coincidir con . Ejemplo: 
      • Plantilla en WhatsApp: Hola {{customer_name}}, te recordamos que tu factura por un valor de {{opt1}} vence mañana.
      • Archivo .csv: Tu archivo debe tener la columna llamada customer_name (nombre del cliente) y opt1 (que contendrá el monto de la factura) con su respectiva información.
• En el campo “Siguiente llamada” establece el tiempo en minutos para el siguiente intento de envío.
• Da clic en el botón “Adicionar” para añadir esta configuración de intento de contacto por WhatsApp.

Paso 3: Finalizar y Ejecutar

Limpia las Estrategias de Telefonía: Para asegurar que la campaña solo envíe mensajes de WhatsApp, elimina las estrategias de "Telefonía" predeterminadas. Haz clic derecho sobre ellas y selecciona Borrar.

Guarda y Ejecuta: Cierra la ventana de estrategias. En la ventana de Admin Predictive, haz clic en el botón Play (▶) para iniciar el envío masivo.