Síntoma / Necesidad

Necesito exportar los registros de un módulo específico en wolkvox CRM para realizar análisis externos, generar reportes personalizados o para fines de respaldo de información, asegurando que los datos sean completos y fáciles de manejar.

Contexto / Escenarios

wolkvox CRM permite la exportación de registros de sus diferentes módulos, brindando flexibilidad en la gestión de datos. Esta funcionalidad es crucial para usuarios que necesitan trabajar con grandes volúmenes de información fuera de la plataforma, como para análisis en herramientas de BI, migraciones de datos o simplemente para tener copias de seguridad. El proceso permite seleccionar el módulo, definir un rango de fechas y elegir cómo se recibirá el archivo de exportación.

Consideraciones importantes para la exportación

• Límite de Registros: Se permite un máximo de 100,000 registros por archivo exportado.
• Consistencia de Fechas: Las fechas seleccionadas para el rango deben pertenecer al mismo mes y año.
• Exportaciones Grandes: Para exportaciones que superen los 20,000 registros, el proceso se realizará de forma asíncrona y se enviará un enlace de descarga por correo electrónico. También se puede seleccionar el modo de exportación en segundo plano.

Consideraciones acerca del archivo CSV generado

• Separadores de Campo: Los puntos y comas (;) dentro de los datos serán reemplazados por dobles barras verticales (||) en el archivo CSV.
• Recomendación de Apertura: Se recomienda abrir los archivos CSV con editores de texto plano (como Notepad++) en lugar de programas como Microsoft Excel.
• Problemas con Excel: Excel puede modificar automáticamente los formatos de fecha y números, y los números muy largos pueden ser truncados o convertidos a notación científica, lo que podría alterar la integridad de los datos.

Respuesta (Solución / Recomendación)

Para exportar los registros de un módulo específico en wolkvox CRM, siga estos pasos:

Acceder a la sección de Exportación de Módulos

1. En el menú lateral izquierdo de wolkvox CRM, haga clic en el botón con ícono de engranaje (Configuración).
2. Luego, haga clic en la pestaña "General".
3. Dentro de la sección "General", haga clic en la pestaña "Exportar módulos".
4. Finalmente, asegúrese de estar en la pestaña "Exportar".

Configurar los parámetros de exportación

1. Campo "Seleccionar módulo": Aquí debe seleccionar el módulo del cual desea exportar los registros (ej., "Casos", "Contactos", "Oportunidades").
2. Campo "Correo a notificar": Escriba la dirección de correo electrónico a la que desea que se envíe el enlace con el archivo de exportación.
3. Campo "Mes": Seleccione un mes y año específico del cual desea generar la exportación de datos.
4. Campo "Rango de fechas": Elija un rango de días dentro del mes seleccionado para limitar los registros a exportar.
5. Checkbox "Descargar en segundo plano y enviar por correo":
   • Si este checkbox está activo, la descarga se generará en segundo plano y el enlace de descarga se le enviará vía correo electrónico.
   • Si este checkbox está desactivado, la descarga comenzará directamente en su navegador como un archivo CSV, y además se le enviará el enlace de descarga por correo electrónico (que descargará un archivo .tar.gz con el CSV dentro).

Iniciar la exportación

• Haga clic en el botón "Limpiar filtros" si desea borrar la configuración actual de los campos.
• Haga clic en el botón "Exportar" para generar la exportación de los datos con la configuración definida.