Síntoma / Necesidad

Necesito mantenerme informado en tiempo real sobre los eventos críticos, tareas importantes, actualizaciones del sistema, errores y actividades relevantes dentro de wolkvox CRM. Busco una forma centralizada y personalizable de recibir notificaciones que me permitan actuar rápidamente y mantener una mayor visibilidad de los procesos.

Contexto / Escenarios

wolkvox CRM incorpora una funcionalidad llamada 'Centro de Alertas y Notificaciones', diseñada para mejorar la visibilidad y gestión de la información relevante para cada usuario. Esta herramienta permite centralizar, clasificar y administrar notificaciones del sistema, procesos y actividades de los módulos, brindando información oportuna y pertinente según el rol del usuario.

Respuesta (Solución / Recomendación)

La configuración del Centro de Alertas y Notificaciones se realiza a nivel de perfil de usuario. Siga estos pasos para configurar y utilizar esta funcionalidad:

Configurar Permisos de Alertas y Notificaciones por Perfil

1. En el menú lateral izquierdo de wolkvox CRM, haga clic en el icono de "Configuración" (engranaje).
2. Dentro de la configuración, seleccione la pestaña "Usuarios".
3. Acceda a la sub-pestaña "Perfiles".
4. Busque y haga clic en el nombre del perfil que desea configurar (por ejemplo, "Supervisor general").

1. Dentro de la edición del perfil, selecciona la sección "Centro de Alertas y Notificaciones".
2. Aquí encontrarás tres tipos de alertas y notificaciones, diferenciadas por colores:
   1. Alertas generales de sistema: Incluye actualizaciones del sistema, errores y notificaciones de correo electrónico.
   2. Alertas de importaciones y procesos: Incluye inicio, finalización y errores de subprocesos.
   3. Actividad de módulos: Permite configurar notificaciones sobre eventos dentro de módulos específicos. Para configurar los módulos,primero deberás activar este sistema de notificaciones y aplicar los cambios mediante el botón “Editar”.
3. Haz clic en "Editar" para guardar y aplicar los cambios realizados en la configuración del perfil.

Una vez aplicados los cambios podrás configurar los módulos en los que deseas activar las notificaciones según la actividad para el perfil seleccionado.

1. Se abrirá una ventana modal de "Notificaciones de módulos".
2. Puede usar el campo "Buscar módulos" o navegar por la lista de todos los módulos creados en su operación (ej. Casos, Cobranzas, Empresas, Contactos, Preguntas Frecuentes, etc.).
3. Para activar las notificaciones de un módulo, cambie el botón de interruptor (toggle) a la posición de "activado" junto al nombre del módulo.

• Una vez activado un módulo, podrá especificar el tipo de notificaciones:
  • "Todos los usuarios del perfil": Las notificaciones de este módulo serán para todos los usuarios que tengan este perfil.
  • "Solo propietarios y/o responsables": Las notificaciones serán solo para los usuarios que sean propietarios o responsables del registro y que tengan este perfil.
• Marque las casillas de los eventos que desea notificar:
  • Registro creado: Para recibir una notificación cuando se crea un nuevo registro.
  • Registro actualizado: Para recibir una notificación cuando se ha actualizado un registro.
  • Alertas de cumplimiento SLA: (Disponible solo para el módulo de Casos) Para recibir alertas relacionadas con el cumplimiento de Acuerdos de Nivel de Servicio.
• Puede usar el botón "Marcar todas" para activar las notificaciones en todos los módulos de una vez.
• Una vez configurados los módulos deseados, haga clic en el botón "Guardar" en la parte inferior de la ventana modal "Notificaciones de módulos".

Finalmente, después de configurar todas las alertas y notificaciones deseadas en la sección "Centro de Alertas y Notificaciones" del perfil, haga clic en el botón "Editar" en la parte inferior de la pantalla para guardar y aplicar todos los cambios en el perfil.

Una vez que la configuración ha sido guardada para su perfil, podrá acceder a sus notificaciones:

• En la parte superior derecha de la pantalla de wolkvox CRM, verá el botón del "Centro de Notificaciones" (representado por un icono de campana). Este icono mostrará un número si tiene notificaciones sin leer.
• Haga clic en el icono de la campana para abrir el panel de "Notificaciones".

El panel de notificaciones tiene dos pestañas principales:

• Sin leer (X): Aquí se listan todas las notificaciones que aún no ha visualizado o marcado como leídas. Cada notificación se identifica por el color asignado en la configuración del perfil, e informa el módulo, la acción, el usuario que realizó la acción (si aplica), el ID del registro y el tiempo transcurrido desde su creación.
  • Para marcar una notificación como leída, haga clic en el botón "Leído" debajo de ella.
  • Para ir directamente al registro o módulo relacionado, haga clic en el botón "Abrir".
• Leído (X): Aquí se encuentran todas las notificaciones que ya ha visualizado o marcado como leídas. También incluye el tiempo de creación y el botón "Abrir" para acceder al registro relacionado.
• Además, en la parte superior del panel de notificaciones, puede utilizar los "Filtros avanzados" para organizar las notificaciones por:
  • Todas.
  • Mis notificaciones.
  • Alertas generales y de sistema.
  • Alertas de importaciones y procesos.
  • Actividad de módulos.
  • Rango de fechas (fecha de inicio y fecha fin).