Síntoma o Necesidad

Es posible que experimentes dificultades al lanzar campañas masivas de WhatsApp debido a inconsistencias en la configuración o sincronización de plantillas entre Meta Business y el sistema de campañas de Wolkvox.

Los problemas más comunes que pueden presentarse son:

• La plantilla aprobada en Meta no aparece disponible en la plataforma Wolkvox.
• El sistema muestra errores como “variables incompletas” o “variables mal configuradas” al programar el envío de la campaña.
• Las variables dinámicas no se reemplazan correctamente en el mensaje.
• Los clientes reciben mensajes con códigos como {{1}} en lugar del dato personalizado correspondiente.
• La campaña es rechazada, se detiene automáticamente o presenta fallos durante su ejecución.

Contexto / Escenarios

Este inconveniente ocurre durante la integración entre WhatsApp Business Manager (Meta) y el módulo de campañas de Wolkvox, específicamente cuando:

1. Se utilizan variables dinámicas: Has diseñado una plantilla en Meta que incluye marcadores de posición dinámicos (variables como {{1}}, {{2}}), para personalizar el mensaje con datos específicos, como nombre, fecha ID de pedido.

Ejemplo de plantilla:

“Hola {{1}}, te recordamos que tu cita es el {{2}} a las {{3}}”. 

Durante la ejecución de la campaña, el sistema reemplaza estas variables con los datos correspondientes de cada contacto según la información contenida en la base de datos.

2. Se tiene una sincronización pendiente: La plantilla ya fue aprobada por Meta, pero los cambios aún no se han actualizado en el conector de wolkvox.
3. Mapeo de datos: Al configurar la campaña, el sistema requiere “unir” o mapear las variables de la plantilla de whatsapp con las columnas o campos correspondientes de tu base de datos.
4. Ejecución de la campaña: Se intenta lanzar el envío masivo sin que el sistema haya procesado correctamente la relación entre la plantilla sincronizada y los campos dinámicos de la campaña.

Respuesta / Solución

Para evitar inconvenientes al usar variables en campañas masivas de WhatsApp se recomienda seguir los siguientes pasos:

• Crea la plantilla en Meta:

1. Crea la plantilla en Whatsapp Business Manager.
2. Incluye las variables en el formato correcto ({{1}}, {{2}}).
3. Envía la plantilla para aprobación. Las plantillas deben ser aprobadas por Meta antes de poder usarse en campañas automatizadas.

• Sincroniza tus plantillas con Wolkvox

Si tu plantilla es nueva o fue editada y aprobada recientemente en Meta, es necesario sincronizarla para que quede disponible en la configuración del Manager de Wolkvox: 

1. Ingresa al Manager, ve a: Configuración > Omni Channel > WhatsApp.
2. Ubica el conector de WhatsApp que se desea configurar.
3. Haz Clic en el ícono lápiz (Editar) de tu conector de Whatsapp. 
4. En la esquina superior derecha, abre el menú de tres puntos y selecciona Configurar plantillas. 
5. Se mostrará el listado de plantillas disponibles. 
6. Presiona el botón Sincronizar plantillas. Ahora tu plantilla aparecerá en el listado. 

• Vincula las variables de la campaña

Para que el sistema reemplace los datos correctamente en cada variable {{1}} o {{2}}, haz lo siguiente:

1. Ingresa al Manager, ve a la Configuración de Plantillas de Campañas y abre la pestaña de Whatsapp.
2. Crea o edita la plantilla requerida. Es recomendable crear una nueva para evitar conflictos de configuración. 
3. Una vez creada o seleccionada la plantilla, ve a la sección de Contenido y define el nombre.
4. Mapeo: Verás los campos de la plantilla de Meta. Allí debes escribir la variable de Wolkvox entre llaves { }. 

Ejemplo: Si en Meta tu plantilla dice Hola {{1}},tenemos grandes noticias para ti... Queremos reconocer tu buen trabajo.

         Declaración de la variable de wolkvox en la plantilla de campañas:  {customer_name}

La previsualización del mensaje debería mostrarse de la siguiente manera:

¡Hola! {{customer_name}}, tenemos grandes noticias para ti... Queremos reconocer tu buen trabajo.

En Wolkvox debes poner {customer_name} en el espacio correspondiente.

5. Configura las variables de la campaña, las cuales puedes consultar en la sección de ayuda dentro de la configuración. 
6. Diligencia los campos requeridos y seleccionar el conector de WhatsApp donde previamente se sincronizaron las plantillas provenientes de Meta.
7. Inserta la variable de campaña dentro del campo valor de variable correspondiente a la plantilla de WhatsApp. 

• Prepara tu base de datos

Antes de ejecutar la campaña, verifica que en la base de datos cargada para la campaña exista la columna o campo correspondiente a la variable configurada (por ejemplo: customer_name), ya que de allí se tomará el valor que reemplazará la variable al momento del envío del mensaje.

• Haz una prueba real

Antes del envío masivo:

1. Realiza un envío de prueba a un número interno.
2. Valida que las variables se reemplacen correctamente.
3. Verifica que la plantilla utilizada sea la correcta. 

Posibles Causas

• Falta de sincronización: La plantilla existe en Meta pero no se ha sincronizado con Wolkvox.
• Error de escritura: No se ingresaron los corchetes { }, se registró incorrectamente el nombre del campo en la base de datos, o el número de variables en la campaña no coincide con la plantilla.
• Error en la estructura de datos: La base de datos cargada no contiene las columnas requeridas para reemplazar variables.
• Nombre de plantilla incorrecto: El nombre utilizado en la campaña no coincide exactamente con el registrado en Meta.
• Uso de plantillas no aprobadas: La plantilla aún está en estado Pendiente o Rechazado.

Consideraciones / Recomendaciones

• ¿Problemas con una plantilla editada?: Si una plantilla te da error después de haberla modificado, te recomendamos crear una nueva con un nombre distinto. A veces Meta mantiene versiones antiguas en caché que causan conflictos.
• Variables Globales: Recuerda que para que el sistema reconozca un campo dinámico, siempre debe ir entre corchetes: {dato}.
• Base de datos limpia: Evita espacios en blanco o caracteres especiales en los títulos de las columnas de tu base de datos.

Buenas prácticas

• Sincroniza plantillas después de cada aprobación en Meta.
• Documenta las variables utilizadas en cada plantilla.
• Utiliza nombres de plantilla claros y estandarizados.
• Mantén una plantilla de prueba para validaciones internas.
• Si una plantilla de campaña fue editada y te dio problema, intenta crear una nueva.

Validaciones previas a campañas

Antes de lanzar una campaña valida:

• La aprobación de la plantilla en Meta.
• La sincronización de la plantilla en Wolkvox.
• Que las variables estén configuradas correctamente.
• Que la base de datos esté diligenciada con campos requeridos.
• Que la prueba de envío sea exitosa.