Introducción

wolkvox Agent permite a los agentes enviar mensajes de WhatsApp manualmente a clientes utilizando plantillas previamente configuradas en la operación. Esta funcionalidad es útil para iniciar conversaciones, enviar notificaciones o compartir información relevante con clientes desde la plataforma.

Para que el envío de mensajes sea posible, es necesario que la operación tenga configurado previamente un conector de WhatsApp y que existan plantillas aprobadas y creadas por el administrador de la operación desde wolkvox Manager. Sin estos elementos configurados, no será posible enviar mensajes de WhatsApp desde wolkvox Agent.

Cómo enviar un mensaje de WhatsApp a un cliente desde wolkvox Agent

Abrir la herramienta de envío de WhatsApp y seleccionar el conector

1. Ubica el icono de WhatsApp en el menú superior derecho de wolkvox Agent y haz clic sobre él. Se abrirá una ventana llamada “Whatsapp” desde donde se realiza el proceso de envío del mensaje.
2. En la ventana de WhatsApp, dirígete primero a la pestaña “Configuración”.
3. Completa los siguientes campos: 
   • Conector de WhatsApp: Selecciona el conector de WhatsApp que se utilizará para enviar el mensaje. Este conector debe haber sido integrado previamente por el administrador de la operación. Si no existe un conector configurado o no hay plantillas creadas por el administrador de la operación y aprobadas por Meta en ese conector, no será posible enviar mensajes.
   • País + teléfono: Ingresa el número de teléfono del cliente utilizando el indicativo del país seguido del número, sin espacios ni símbolos. 
     • Ejemplo: 573000000000
     • No debes usar el símbolo + ni espacios.
   • Id cliente: Ingresa el número de identificación del cliente. Este valor se utiliza para registrar y asociar la interacción dentro de los registros de la operación. 
4. Cuando completes los campos anteriores, haz clic en “Continuar”.

Configurar el contenido del mensaje

1. Luego de continuar, se abrirá la pestaña “Contenido”, donde debes definir la plantilla y los valores que se enviarán al cliente.
   • Nombre de la plantilla: Selecciona la plantilla de WhatsApp que deseas enviar. Las plantillas son creadas por el administrador de la operación desde wolkvox Manager. Si no existen plantillas configuradas, no será posible enviar mensajes.
   • Encabezado (Opcional): Este campo permite definir el tipo de encabezado de la plantilla, el cual puede ser ‘Multimedia’ o ‘texto’. La disponibilidad de estas opciones depende de cómo fue creada la plantilla.
     • Encabezado tipo multimedia: Si seleccionas Multimedia, aparecerá el campo ‘URL archivo (https://..) -- <= 5 MBytes’. Aquí debes ingresar la URL pública donde se encuentra alojado el archivo multimedia. 
       • Consideraciones importantes: 
         • El archivo debe estar en una URL pública accesible. 
         • El tamaño máximo permitido es 5 MB. 
         • Debes confirmar con el administrador de la operación qué tipo de archivo permite la plantilla: Imagen, Video o Documento. 
         • Cada plantilla puede admitir solo ciertos tipos de archivos.
     • Encabezado tipo texto: Si seleccionas Texto, aparecerá el campo ‘Variable encabezado’. Esto se utiliza cuando la plantilla fue creada con variables en el encabezado. Ejemplo de plantilla configurada en Meta: ‘Hola {{1}}’. Si en wolkvox Agent ingresas: ‘Juan’ el mensaje final quedará ‘Hola Juan’. Es importante que la variable haya sido definida previamente en la plantilla. 
   • Plantilla: En este campo se muestra la estructura de la plantilla. Los números entre llaves indican variables que deben ser reemplazadas. Ejemplo: ‘Hola {{1}} bienvenido a nuestra encuesta’.
   • Una línea por variable: En el campo ‘Una línea por variable - emoticones: win + .’ debes ingresar los valores que reemplazarán las variables de la plantilla. Cada línea corresponde a una variable. 
     • Ejemplo de Plantilla: ‘Hola {{1}} tu cita es el {{2}}’
     • Valores: ¶ Juan ¶ 15 de marzo 
     • Resultado del mensaje: ‘Hola Juan tu cita es el 15 de marzo’.
     • Consideraciones importantes:
       • Todas las variables deben tener un valor.
       • No puede quedar ninguna variable sin completar.
       • Debes respetar el orden de las variables:
         • {{1}}
         • {{2}}
         • {{3}}
         • etc.
   • Activar interacción vía chat: Este checkbox define si el mensaje iniciará o no una conversación. Si está activado se abrirá automáticamente el chat en la sección de Chats del menú lateral izquierdo para que el agente continúe la conversación con el cliente. Si está desactivado el mensaje se enviará solo una vez, sin abrir una conversación posterior.
   • Botón 1 y Botón 2 (Opcional): 
     • Los campos: ‘Botón 1 - URL del sitio web’ y ‘Botón 2 - URL del sitio web’ se utilizan cuando la plantilla tiene botones con URL dinámicos.
     • Debes verificar con el administrador de la operación si la plantilla soporta:
       • botones
       • URLs dinámicas
       • URLs estáticas
     • Ejemplo de botón con URL dinámica en plantilla: ‘https://midominio.com/{{1}}’
     • En wolkvox Agent solo debes colocar el valor de la variable: producto123
     • Resultado final: https://midominio.com/producto123
2. Enviar el mensaje: Una vez que todos los campos estén correctamente diligenciados, haz clic en Enviar mensaje. El sistema enviará el mensaje al cliente utilizando la plantilla seleccionada. Si activaste la opción ‘Activar interacción vía chat’, la conversación aparecerá automáticamente en la sección de ‘Chats’ de wolkvox Agent para continuar la interacción con el cliente.