Síntoma / Necesidad

Conocer qué es MailVox y cómo configurarlo en Wolkvox CRM para gestionar tus correos electrónicos de manera eficiente.

Contexto / Escenarios

MailVox es una funcionalidad dentro de Wolkvox CRM que permite gestionar correos electrónicos, facilitando la administración, organización y respuesta de correos desde una sola plataforma. Actualmente, MailVox solo permite la integración con el servicio de "Outlook", lo que facilita la sincronización y gestión de correos directamente desde Wolkvox CRM.

Respuesta (Solución / Recomendación)

Consideraciones: Alcance General Funcionalidad

Acciones permitidas

• Redactar, Responder, Responder a todos y Reenviar.
• Adjuntar archivos según los formatos disponibles en el módulo de casos.
• Adjuntar archivos con extensiones .eml y .msg (correos Outlook) para su consulta o visualización, pero no es posible responder a dichos correos.
• Si el archivo .eml o .msg contiene adjuntos, estos no pueden ser descargados ni visualizados.
• Incorporar imágenes y tablas en el cuerpo del correo. Las tablas se pueden editar, permitiendo cambiar el tamaño de la fuente o modificar el contenido.
• El tamaño máximo permitido para los correos es de 25 MB, con un límite de 18 MB para los archivos adjuntos.
• El proceso de copia y pegado de tablas que contengan imágenes debe ser realizado de manera individual, es decir, primero copiar la tabla y posteriormente copiar y pegar la imagen dentro de la tabla.

Restricciones técnicas

• No es posible editar el correo original al usar las acciones de Responder o Responder a todos debido a limitaciones técnicas (API). Sin embargo, en la acción Reenviar, sí se puede editar, ya que se interpreta como un nuevo correo.
• En nuevos correos o al reenviar, es posible añadirse como destinatario. Esto no es posible al “Responder” o “Responder a todos” por restricciones del API.
• Máximo de hilos para visualizar en un correo específico es de 100 correos. Si el correo a consultar contiene más de este límite, la herramienta mostrará un mensaje informando que este correo debe ser consultado desde el motor de correo local (Outlook), pero brindará la opción de ver el mensaje en específico como mensaje independiente (sin hilo de correos).
• En los hilos no se pueden quitar los enviados por uno mismo, por ende, se mostrarán listados también a pesar de que vengan de otra carpeta.
• El buscador de un correo específico solo puede hacerlo en cada una de las carpetas, este no ejecuta el buscador de manera global o en todas las carpetas como Outlook.
• Al ejecutar las acciones Redactar correo nuevo, Responder y Reenviar, la funcionalidad permite adjuntar archivos (formatos permitidos y archivos con extensión .msg y .eml). Para la acción de Responder a todos, por restricciones del API, solo se puede responder sin adjuntos.
• Debido a restricciones en la interpretación del código HTML, es posible que al visualizar el contenido, este no conserve correctamente las formas y estilos, lo que puede causar una superposición del contenido y afectar su presentación ordenada y compacta.

Configuración

1. Dirígete al menú de configuración.
2. Selecciona “Integraciones de llamada”.
3. Haz clic en “Configuración Email”.
4. Selecciona la opción “Connect with Outlook”.
5. Aparecerá una ventana emergente donde deberás ingresar tus credenciales de Outlook. Ingresa tus datos de inicio de sesión y sigue las instrucciones para autorizar la conexión.

1. Una vez autorizada la conexión, selecciona el usuario que deseas conectar.
2. Haz clic en "Add user" para completar la integración.

Después de completar la integración, aparecerá el botón "MailVox" en el menú principal de la plataforma. Haz clic en "MailVox" para acceder a tu cuenta de correo electrónico integrada.

Elige la cuenta a gestionar y que previamente está integrada.

Dentro de MailVox, podrás gestionar tus correos electrónicos, crear nuevos mensajes, responder a correos existentes y crear casos directamente asociados a los correos.