Síntoma / Necesidad

Necesito enviar automáticamente notificaciones por correo electrónico desde los casos de wolkvox CRM, incluyendo archivos adjuntos específicos relacionados con el caso, para mejorar la comunicación, el seguimiento y la resolución de incidentes con los clientes y equipos internos.

Contexto / Escenarios

wolkvox CRM ha introducido una nueva funcionalidad que permite adjuntar y enviar archivos personalizados a través de notificaciones de correo electrónico al gestionar casos. Esta característica optimiza la comunicación al asegurar que los destinatarios reciban la documentación exacta y necesaria en el momento justo, directamente vinculada al evento del caso (como la apertura, cierre o actualización).

La funcionalidad se activa mediante un diálogo interactivo que permite al usuario seleccionar de forma sencilla, rápida y segura uno o varios archivos relevantes que ya estén adjuntos al caso.

Respuesta (Solución / Recomendación)

Para activar y utilizar las Notificaciones Dinámicas con Adjuntos en el módulo de Casos, siga los siguientes pasos de configuración y proceso de uso:

Configuración de la Notificación de Casos con Adjuntos:

En el menú lateral izquierdo de wolkvox CRM, haga clic en el icono de "Configuración" (engranaje).

1. Acceda a la pestaña "Personalizar".
2. Seleccione la sub-pestaña "Módulos y campos".
3. En la lista de módulos, haga clic en el módulo de "Casos".

1. Una vez dentro de la configuración del módulo de Casos, busque y haga clic en el botón con ícono de Campana (Notificaciones) en la barra superior. En la pantalla de configuración de notificaciones, ajuste los siguientes parámetros.
2. Tipo: Seleccione el Tipo de caso para el cual desea configurar la notificación (por ejemplo, "Peticiones", "Quejas", etc.).
3. Eventos: Seleccione el tipo de Evento que disparará la notificación. Esta novedad de adjuntos aplica solo para los eventos: "Abierto", "Cerrado", "Cambia responsable" y "Agrega comentario".
4. Plantillas: Seleccione la plantilla de correo electrónico que se utilizará para esta notificación.
5. Receptor: En la sección "Receptor", defina a quiénes se enviará la notificación:
   1. Active el interruptor para "Responsable" si desea notificar al responsable del caso.
   2. Active el interruptor para "Propietario" si desea notificar al propietario del caso.
   3. Active el interruptor para "Contacto" si desea notificar al contacto asociado al caso.
   4. Seleccione uno o varios "Grupos" de usuarios si desea que la notificación llegue a un grupo específico.
6. Enviar adjuntos: En la sección "Configuración del envío de archivos adjuntos en las notificaciones", active el botón tipo toggle "Enviar adjuntos". Esta acción habilita la funcionalidad de adjuntar archivos a la notificación.
7. Medios de notificación: En la sección "Medios de notificación", active el interruptor para "Correo" para asegurar que la notificación se envíe vía email (el envío de adjuntos está vinculado al correo). Puede activar "SMS" si aplica, aunque los adjuntos solo se enviarán por correo.

Una vez que haya configurado todos los parámetros de la notificación, haga clic en el botón "Editar" en la parte inferior para guardar y aplicar los cambios.

Proceso de Envío de Notificaciones con Adjuntos al Gestionar un Caso

Una vez que la notificación con adjuntos ha sido configurada en el perfil del caso:

Cuando esté creando un nuevo registro de caso o editando un registro de caso existente en el módulo de Casos.

Según el "Evento" configurado (por ejemplo, al guardar un caso con estado "Abierto" o al agregar un comentario), al hacer clic en el botón "Guardar" en el registro del caso, aparecerá una ventana modal titulada "Seleccionar adjuntos".

1. En esta ventana modal, se listarán todos los archivos que ya estén adjuntos a ese registro de caso. Podrá:
   1. Seleccionar archivos individualmente: Marque el checkbox junto a cada archivo que desee incluir en la notificación.
   2. Seleccionar todos: Haga clic en la opción "Seleccionar todos" para incluir todos los archivos adjuntos al caso en la notificación.
   3. Enviar sin adjuntos: Si decide no enviar ningún archivo en esta notificación específica, puede hacer clic en "Enviar sin adjuntos".
2. Una vez seleccionados los archivos (o elegida la opción de enviar sin adjuntos), haga clic en el botón "Confirmar". Después de confirmar, el sistema procesará la notificación. Verá un mensaje de confirmación en la parte inferior izquierda de la interfaz de wolkvox CRM, por ejemplo: "Listo: Se han notificado a los contactos via Email".

Resultado para el destinatario

Según la configuración de los receptores, los usuarios o contactos recibirán un correo electrónico con el contenido de la plantilla seleccionada y los archivos que usted haya elegido adjuntar desde el caso, lo que facilita el acceso a la información relevante de forma inmediata.